KSeF w Comarch ERP Optima i Comarch ERP XL – proste wyjaśnienie dla przedsiębiorców

Krajowy System e-Faktur (KSeF) wchodzi do codziennej pracy firm w całej Polsce. Jako Autoryzowany Partner Comarch pomagamy naszym klientom przygotować się do zmian i korzystać z gotowych rozwiązań w systemach Comarch ERP Optima oraz Comarch ERP XL.

Ten artykuł powstał z myślą o osobach, które nie są księgowymi i nie śledzą na bieżąco zmian w przepisach. W prosty sposób wyjaśniamy:

• co to jest KSeF,
• od kiedy będzie obowiązkowy,
• jak działa w praktyce,
• jaką rolę pełnią systemy Comarch ERP Optima i Comarch ERP XL,
• co możesz zrobić już teraz, aby spokojnie przejść na e-Faktury.

Co to jest KSeF w prostych słowach?

KSeF to skrót od Krajowy System e-Faktur. Jest to system przygotowany przez Ministerstwo Finansów, w którym będą wystawiane i przechowywane faktury w formie elektronicznej, w specjalnym ustandaryzowanym formacie.

Zamiast wystawiać fakturę papierową lub zwykły PDF i wysyłać go e-mailem, firma wystawia tzw. fakturę ustrukturyzowaną. Taka faktura ma ściśle określoną strukturę (format XML) i przechodzi przez KSeF, a dopiero potem trafia do odbiorcy.

W dużym uproszczeniu:

• faktura powstaje w Twoim programie (np. Comarch ERP Optima lub XL),
• program wysyła ją do KSeF,
• KSeF nadaje jej unikalny numer i zapisuje ją w centralnej bazie,
• odbiorca pobiera fakturę z KSeF, albo przez swój program księgowy, albo przez aplikację MF.

Najważniejsze: KSeF nie jest tylko „kolejnym plikiem”. To centralny system państwowy, w którym znajdują się wszystkie e-Faktury wystawiane i odbierane przez firmy objęte obowiązkiem.

Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?

KSeF działa już dziś, ale dotychczas korzystanie z niego było dobrowolne. Po zmianie przepisów obowiązek został przesunięty i wchodzi w życie etapami:

• od 1 lutego 2026 r. – obowiązek dla firm, których sprzedaż w poprzednim roku podatkowym przekroczyła 200 mln zł;
• od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla pozostałych przedsiębiorców.

Do tych dat można korzystać z dotychczasowych form faktury (np. PDF), ale system KSeF jest już dostępny i wiele firm wykorzystuje ten czas na testy i spokojne przygotowanie się do obowiązkowej e-Faktury.

Co KSeF oznacza dla Twojej firmy?

Wprowadzenie KSeF to dla wielu firm duża zmiana, ale niesie też konkretne korzyści, zwłaszcza jeśli korzystasz z nowoczesnego systemu ERP.

Korzyści z punktu widzenia biznesu

• Porządek w dokumentach – wszystkie e-Faktury trafiają do centralnego systemu, trudniej je zgubić.
• Szybszy obieg informacji – faktura jest dostępna praktycznie od razu po przyjęciu przez KSeF.
• Mniej błędów – system weryfikuje część danych, co zmniejsza ryzyko pomyłek.
• Łatwiejsze kontrole – administracja skarbowa ma dostęp do danych z KSeF, co upraszcza proces kontroli.
• Automatyzacja procesów – łatwiej jest automatycznie rozpoznawać faktury, księgować je, wiązać z zamówieniami itd.

Co trzeba będzie zmienić?

• zaktualizować oprogramowanie ERP do wersji obsługującej KSeF,
• skonfigurować połączenie z KSeF (tokeny, certyfikaty, uprawnienia),
• ustalić w firmie nowe zasady obiegu faktur (np. akceptacja, opisy, księgowanie),
• przeszkolić osoby wystawiające i księgujące faktury.

KSeF w Comarch ERP Optima

Comarch ERP Optima jest już dziś przygotowana do współpracy z Krajowym Systemem e-Faktur. W bazie wiedzy Comarch podkreślono, że program obsługuje pełen proces komunikacji z KSeF, od konfiguracji po import dokumentów.

Najważniejsze możliwości w Comarch ERP Optima

• Eksport faktur sprzedaży do KSeF – wysyłka dokumentów bezpośrednio z programu na środowisko testowe (demo) oraz produkcyjne.
• Odbiór UPO – pobieranie urzędowych poświadczeń odbioru dla wysłanych faktur, aby mieć potwierdzenie przyjęcia dokumentu przez KSeF.
• Import faktur zakupowych – pobieranie faktur z KSeF i przenoszenie ich do:
  • rejestru VAT,
  • listy faktur zakupu w module Handel.
• Lista faktur z KSeF – osobne miejsce w programie, w którym można przeglądać, filtrować i kontrolować dokumenty powiązane z KSeF.
• Uprawnienia operatorów – osobne role i parametry dotyczące KSeF, dzięki czemu można dokładnie określić, kto może wysyłać i pobierać faktury.
• Wsparcie dla biur rachunkowych – możliwość pobierania faktur z KSeF przez biuro w imieniu klienta, co upraszcza współpracę.

Co jest potrzebne, aby korzystać z KSeF w Optimie?

• aktualna wersja Comarch ERP Optima obsługująca komunikację z KSeF,
• aktywny moduł/licencja Comarch KSeF zgodnie z ofertą Comarch,
• konfiguracja KSeF w programie (NIP, dane firmy, parametry połączenia),
• nadanie uprawnień operatorom odpowiedzialnym za faktury.

Uwaga dla użytkowników Comarch ERP XL:
pełna obsługa integracji z KSeF (eksport i import faktur) dostępna jest w nowszych wersjach systemu. Jeżeli korzystasz ze starszej wersji, konieczna może być aktualizacja – w razie potrzeby służymy pomocą.

Bezpłatny okres komunikacji z KSeF w Comarch ERP

Comarch wprowadził bezpłatny okres komunikacji z KSeF dla swoich klientów, aby umożliwić spokojne przygotowanie się do obowiązkowego KSeF:

• dla obecnych Klientów Comarch ERP – bezpłatna komunikacja z KSeF została przedłużona do 31 lipca 2026 r.,
• dla nowych Klientów (którzy nabyli system Comarch ERP od 1 czerwca 2025 r.) darmowy okres komunikacji trwa aż do końca 2026 r.

Dzięki temu możesz już dziś testować wysyłkę i odbiór faktur w KSeF, bez dodatkowych kosztów związanych z samą komunikacją z systemem MF w tym okresie.

Jak pomagamy jako Autoryzowany Partner Comarch?

Jako Partner Comarch wspieramy firmy i biura rachunkowe w pełnym przygotowaniu do KSeF w systemach Comarch ERP Optima i Comarch ERP XL. Oferujemy:

• analizę obecnego sposobu fakturowania i obiegu dokumentów,
• dobór odpowiednich licencji (Comarch KSeF) i aktualizację systemu,
• konfigurację integracji z KSeF (tokeny, certyfikaty, uprawnienia),
• wdrożenie obiegu dokumentów dostosowanego do KSeF,
• szkolenia dla użytkowników (sprzedaż, księgowość, zarząd),
• b bieżące wsparcie serwisowe po wdrożeniu.

Jeżeli chcesz sprawdzić, czy Twój system Comarch ERP jest gotowy na KSeF albo potrzebujesz wsparcia przy konfiguracji – skontaktuj się z nami.